訂單管理是業務管理的核心一環，但在OKKI CRM城市經理的走訪中，超過80%的客戶仍是采用業務員線下制作訂單/報價單的方法，5個月前，主營煙具產品的深圳市華威亞科技有限公司也是其中一員。
但如今，華威亞公司的業務員們早已跳出手工制單的“原始社會”，一舉邁進訂單流程自動化的“智能時代”，原來配置一個訂單模板需要一整天，如今配置4個模板僅需要2小時;原來做一份訂單需要15分鐘，現在僅僅2分鐘就能輕松搞定。華威亞公司怎樣實現了訂單管理的“時代跨越”?OKKI CRM城市經理與深圳市華威亞科技有限公司總經理張爵龍進行了一場深度對話。
模板配置花一天？兩小時輕松搞定
在簽約使用OKKI CRM之前，華威亞公司業務員一直采用人員手工錄入訂單的老辦法。之所以不得不使用人工，張總提到，因為傳統CRM系統“訂單功能難用”，配置一個模板就需要耗費整整一天的時間，而業務員做一份訂單也需要15分鐘左右，效率之低，令人不堪忍受。
為幫助張總解決這一難題，OKKI CRM城市經理從訂單配置三要素——客戶資料、產品資料、訂單模板入手，助力張總系統梳理了客戶與產品信息。張總把客戶字段中的地址、聯系人電話、昵稱等字段設為了必填，業務團隊用兩周的時間，將存量客戶的資料進行了完善，形成完整的客戶資料庫。
產品方面，張總用OKKI CRM 一鍵同步阿里巴巴國際站的產品并重新調整分組，完善產品基本信息，形成完整的產品資料庫。
在曾經讓張總頭疼的訂單模板問題上，OKKI CRM城市經理在與張總確定好模版細節之后，僅用2個小時便將4個訂單配置完畢并導入系統，經測試，導出訂單的信息完整，格式符合要求，張總驚贊不已。
經過幾個月的使用，張總向OKKI CRM城市經理反饋道：“業務員已經對OKKI CRM熟練上手，錄入一份訂單只需要2分鐘，相比之前節省了足足80%的時間!”
對癥下藥優化流程，審批與回款實現“自動化”
張總還十分“嫌棄”傳統CRM的單一功能。只能存儲訂單信息，無法與審批、財務收款等流程互通，因而無法形成數據沉淀、業績統計的閉環。雖然公司一直要求業務人員需要將超過一定金額的訂單交由張總審批，但被遺忘的事情常有發生，未經審批的訂單出現信息錯誤，給公司業務造成巨大風險。
對此，OKKI CRM城市經理結合OKKI CRM審批流以及工作流功能，為其配置了“大金額訂單審批”和“回款確認審批”兩個審批流，前者在新建訂單金額超過5000美金時會自動觸發審批給張總，經張總確認后，業務員即可將訂單直接發給客戶;后者則會在業務員收到客戶款項之后自動創建回款單并提交審批給財務以備確認。
此外，城市經理還為張總配置了“訂單狀態自動變更”和“訂單完成通知”兩大工作流功能。當回款金額等于訂單金額時，訂單狀態自動變為已完成，相應金額計入業績，不必再由業務人員手動調整，同時系統會向全體同事發送一條“成單祝賀”，激勵員工，團結團隊，彰顯工作中的溫度。
使用OKKI CRM審批業務流程后，華威亞公司再沒出現過訂單出錯情況，訂單流轉更為順暢，老板張總也更加放心了。
老板看“全景”員工看“局部”，讓每個人都心中有“數”
數據安全問題也是張總不樂意使用傳統CRM的重要原因，由于訂單信息分散存儲在業務員各自的本地文件夾中，作為老板的張總不僅無法掌握訂單全貌，甚至經常出現員工因離職而刪除訂單信息的“恐怖事件”，公司客戶積累暗藏危機。
城市經理在優化業務流程的配置中也解決了這一問題。OKKI CRM訂單功能實現了業績自動統計、數據自動沉淀，張總可以實時查看公司業績完成情況、訂單分布情況以及每位業務同事目前的訂單分布，決策時有了“硬核”的業務信息支撐。
對每一位業務同事而言，他們也可以隨時查看自己訂單的推進情況和業績完成進度，根據訂單數據不斷調整工作內容，讓工作節奏更加有條不紊。
所有的訂單數據統一保存在OKKI CRM系統中，不僅讓客戶維護更簡單，而且不斷沉淀的訂單數據也是一筆寶貴的數據資產，張總能夠由此看見公司發展的每一步足跡，知來路，方知未來。
張總通過OKKI CRM帶領公司訂單管理從線下走到線上的過程，折射的是外貿行業業務管理智能化轉型的大趨勢。OKKI CRM領行業之先將大數據、AI技術等應用于跨境貿易CRM，讓線上化管理補足短板，真正成為企業整體業務效率提升的“利器”。在智能化大步前行的今天，OKKI CRM將助力外貿企業充分享受智能技術的紅利，推動中國跨境貿易企業提升管理質效，賦能外貿全行業加速升級。
轉自：環球財經
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