財務管理者推動差旅合規化的三大法則

　　作為企業支出的第二大可控成本，企業差旅費用的管控變得日益重要，但是差旅工作的日常管理復雜繁瑣，讓財務管理者消耗了大量的精力，差旅費控中預算超支、虛假報銷、虛假發票等問題一直難以徹底解決，成為財務人員頭痛的難題。Forrester咨詢公司經過調查發現，中國財務管理者對合規性需求極為突出，68%的管理者期望差旅和費用管理解決方案能夠幫助他們的員工更好地遵守相關政策。

　　財務管理者需求的背后，反映出中國企業對智慧化差旅管理系統發展的迫切。隨著智慧財務時代的到來，基礎的核算整理工作將被智能化系統取代，人力將被投入到管理、分析等更深層次的工作中，智慧財務系統也需要與智慧差旅管理系統進行對接融合。以鯨力商旅為代表的大數據智慧化差旅管理系統，通過大數據與智能算法在差旅管理的應用，為中國企業提供更加強大的差旅合規“引擎”，為財務管理者提供更加清晰的全局視角，可以通過多維度、實時的數據，知曉企業差旅費用的合規與成本情況，在確保員工預訂行為匹配公司差旅政策的同時，也可以通過數據改善差旅政策和員工預訂行為，建立雙向促進機制，保障企業差旅的合規化。

　　差旅合規先從差旅預算合理化開始

　　以往財務人員會將大量時間消耗在核對員工的差旅預訂行為是否符合企業的差旅政策，但是超支預算行為卻無法避免發生，其背后的本質原因在于，傳統“一刀切”的差旅管理政策本身并不合理，導致了不合規行為難以根除，因此推動差旅合規，首先要從差旅預算的合理化開始。

　　“不合理性”主要體現在，中國大多數企業往往基于員工的崗位級別設定差旅預算標準，標準制定時都是憑經驗判斷而非數據支撐，差旅預算標準與市場實際情況并不同步。員工出行的目的城市差旅價格基于不同日期、時間、區域會有較大波動。差旅預算一旦不足，會導致員工不合規行為的出現，尤其是新生代員工更注重出行的舒適體驗，而差旅預算過高則會為企業帶來差旅費用的浪費。“一刀切”的差旅政策也缺乏靈活性，如一些企業會規定某些級別的員工只能乘坐高鐵出行，當同時段機票價格更低時，這種差旅政策只會導致企業費用成本及員工時間成本的增加。

　　為此，鯨力在業界首家提出“鯨準預算”服務，以大數據與智能算法，推動企業差旅預算標準的合理化、靈活化，構建以員工體驗為中心的智慧化差旅管理體系。員工輸入出差計劃后，鯨力會基于企業出行大數據獲得企業管理偏好、員工出行偏好，并連接多供應商實時數據，為員工的單次出行生成最合理的個性化預算標準。財務管理者不再是單方面出于企業成本節約與管理便捷的角度來進行差旅政策制定，而是通過新技術了解和預測員工的需求，將員工需求反映到差旅政策制定中，滿足員工的期望，讓員工可以提高工作效率和費用管理的滿意度，從而更積極的遵守企業規定。“鯨準預算”服務由于為企業提供最合理的預算和最優出行方案，也可以為企業帶來差旅成本的最大化節約。

　　增強自動化合規管理提升差旅管理效能

　　差旅消費產生的零散發票量大，提報、審核、入賬工作繁瑣耗時，財務難以辨別發票真實性，無法保障費用合理性，無法實時掌控費用使用情況。鯨力商旅通過在差旅管理中增加自動化程度，減少人為介入帶來的失誤，減少紙質記錄及票據的數量，推行自動化的差旅合規管理，提高差旅管理的效能。

　　1、員工差旅政策執行合規化

　　以往財務人員只能在員工報銷時才能發現違規行為，鯨力著力推動企業差旅“事后算賬”向“事前審核、事中控制”的模式轉變，從差旅申請階段即可消除違規行為。

　　對于使用“鯨準預算”服務的企業，由于“鯨準預算”先依據企業出行大數據加多供應商實時數據，生成個性化預算標準，員工在系統出具的預算標準之內即可進行預訂，財務人員無需再一一比對差旅預訂行為是否匹配差旅政策，也省去了事后核對的流程。

　　對于不希望使用“鯨準預算”服務的的企業，鯨力可以幫助企業在系統中提前設置各類差旅制度的規范，員工只需按照流程在線上執行，一旦不符合差旅政策，系統將會及時預警告知，避免員工違規行為的發生。差旅管理系統中的每一筆差旅記錄將清晰備案，有據可循，大大節約財務人員核算的時間。

　　2、票據憑證合規化

　　差旅報銷中的虛假票據一直是財務管理者頭疼的問題。鯨力系統可基于員工上傳的票據，檢驗發票的真實性，對于存在風險的發票進行特殊標記，并通知財務人員進行關注，無需財務人員進行每票核對，在保證票據合規的同時大大減輕人力。鯨力系統將票據的合規驗證從人工審核變成系統識別，由事后挪到事前，增強票據合規性，提升處理的效率。

　　打破數據孤島實現全流程信息透明化

　　以往企業與多家TMC供應商建立差旅預訂合作關系后，各家TMC數據相互獨立，且差旅審批數據無法進行實時的一一匹配，導致財務對賬過程十分漫長，耗時耗力。鯨力幫助企業連通多家TMC，統一進行在線預訂并進行訂單分發，服務由TMC完成，數據在鯨力系統實現整合，這樣可以將行程信息、實際差旅花費進行綜合記錄和分析，并將最終花費結果導入企業財務系統中，方便財務人員全面掌握差旅情況并且能夠實現快速對賬。

　　對于已經與多家TMC合作的企業，鯨力可提供對賬支持，記錄供應商行程記錄，幫助財務人員與供應商賬單進行快速比對;同時還可提供一張行程匯總單和一組行程單，讓審批、退改簽等操作一目了然，方便財務人員檢查差旅信息是否合規。

　　對于還沒有使用TMC進行服務的企業，鯨力可通過平臺為企業推薦TMC供應商，并將每月對賬流程簡化為“三個一”，即一張對賬單、一張行程匯總單和一張大發票，幫助財務人員快速對賬，快速檢查合規性，并用一張大票解決發票問題。

　　通過連通數據，鯨力商旅可與企業客戶的OA系統、HR系統、報銷系統、TMC系統進行連接，實現從預訂申請到差旅報銷的全流程數據連通與透明化，讓財務管理者可以進行實時跟蹤和財務分析，更清晰的了解差旅開支情況。

　　結語：近日發布的《2018中國企業財資管理白皮書》指出，超過70%的企業CFO們認為企業財資管理必須發揮主動價值創造的作用，成為企業戰略制定的深度參與者，更好的支持企業在數字化時代的競爭。智慧化差旅管理系統正是為了滿足財務管理者實現“價值創造型”管理的需求，從傳統經驗型的管理升級為更智慧化的精準數據管理，不僅利用數據分析工具來預測發現財務支出風險與違規行為，更為管理層提供科學的決策判斷依據，讓差旅行為朝著更合理合規的方向發展，并獲得員工的信任與支持。

　　轉自：中文網

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